الكلية التقنية الهندسية للنفط والطاقة / المثنى
وتنهض بالفعاليات المالية المختلفة حيث يقع على عاتقها تنظيم امور الصرف والتمويل والرواتب وتسوية الحسابات المختلفة واعداد ميزان المراجعة واكمال الحسابات الختامية نهاية السنة المالية ومتابعة مبالغ السلف للجان المشتريات والصيانة والنثرية ولكافة السلف الاخرى، فضلا عن الاشراف على نشاط المخزن والذي يتولى تنظيم عملية ادخال واخراج السلع والمشتريات الخاصة بالكلية وبطاقات السيطرة على الخزين وفق برنامج عمل على الحاسوب.
المهام والواجبات :
- الاطلاع على كافة القيود المحاسبية وتوقيع كافة مستندات القيد.
- الاحتفاظ بكافة المستندات ومراقبتها باستخدام سجل محاسبة.
- جرد الصندوق وتوقيع محضر الجرد.
- توقيع جميع الصكوك والاحتفاظ بدفاتر الصكوك والاختام ونسخ من مفاتيح القاصات.
- الاشراف المباشر على السجلات المحاسبية وتحليل السلف والامانات والايرادات والتخصيصات.
- تأييد توفر التخصيص قبل كل عملية صرف.
- توزيع عمل الشعبة بين المنتسبين والمتابعة المستمرة والمباشرة.
- الاجابة على تقارير الجامعة وتقارير ديوان الرقابة المالية.
- متابعة عمليات الشطب والاهداء.
- الاشراف على الانظمة المستخدمة مثل نظام الرواتب ونظام الحسابات ونظام المخازن.
- توقيع كافة الكشوفات التحليلية وقوائم الرواتب وموازين المراجعة.
- اعداد الحسابات الختامية وسجل التوحيد.
- ترشيح المنتسبين الى دورات تدريبية وتأهيلية لتطوير امكانيتهم.
- توقيع جميع استمارات المحاضرات الاضافية.
- الاشراف على عملية رفع الرواتب.
- التأكيد على توفير التخصيص قبل عملية صرف وجرد الصندوق.
- الاطلاع على القيود المحاسبية كافة وتوقيع مستندات القيد.
تتألف الشعبة من الوحدات التالية: –
أولا: – وحدة السجلات
وتختص بعملـية ترحيل المستندات بأنواعها (صرف – قيد) الى السجلات ويرتبط عملها بالمحاسب. تختلف السجلات حسب طبيعتها ومنها (سجل اليومية العامة، سجل التخصيصات، سجل السلف، سجل الأمانات، سجل الايرادات …. الخ).
ثانيا: – وحدة الرواتب
وتختص بإدارة عمل الرواتب الخاصة بالموظفين والعقود واعداد قوائم الرواتب وفقاً للقوانيين في احتساب الاستحقاق والاستقطاع ويخضع شاغل هذه الوظيفة للأشراف المباشر من قبل مدير الشعبة المالية.
ثالثا: – وحدة أمانة الصندوق
ويختص شاغلها بعمليات السحب والايداع لدى المصرف وغلق الصندوق في نهاية كل شهر واستلام المبالغ المصروفة بالخطأ او استقطاعات الموظفين وفقاً للتعليمات المالية ويكون الارتباط المباشر بمسؤول الشعبة المالية وان وجود اي خطأ في العمل يؤدي الى نقص في رواتب الموظفين او خطأ في استقطاعاتهم.
رابعا: – وحــدة الحسابات
ويختص شاغلها بتنظيم كافة القيود: اعداد القيود المحاسبية وينظم مستندات القيد ومستندات الصرف وتنظيم الصكوك وفقاً للنظام المحاسبي المعمول به في تلك الوحدة ووفقاً للتعليمات المالية والاوامر الادارية الصادرة ومطابقة كشف البنك ويكون الارتباط المباشر بمسؤول الشعبة المالية.. وان وجود اخطاء في العمل (تعرض) تؤدي الى ضياع حقوق بعض المنتسبين او ضياع اموال الدولة.
خامسا: – وحدة المخزن
تقع هذه الوظيفة في وحدة المخزن التابعة لكلية التقنية الهندسية للنفط والطاقة / المثنى ويختص شاغليها بتنفيذ الاعمال وفقاً للوائح والتعليمات المخزنية ويخضع شاغل الوظيفة بأشراف مدير المالية.