معاون العميد للشؤون العلمية

شعبة شؤون الطلبة والتسجيل

• الأشراف ومتابعة أعمال الوحدات  المرتبطة بها  ومتابعة سير الإعمال ودوام بما يكفل تحقيق مهام وواجبات الشعبة
• استقبال الطلبة والإجابة على استفساراتهم المتعلقة بقضاياهم الإدارية.
• طبع المستمسكات المطلوبة لملفات الطلبة (استمارة هوية ، استمارة ترشيح ، استمارة تعهدات) والاشراف على سجل الهويات
• متابعة سير الإعمال للجان تسجيل الطلبة الجدد يوميا وفق مسار بولونيا.
• استلام ملفات الطلبة بعد تسجيلهم وإجراء وتنظيم إحصائية يومية بالطلبة المسجلين وحسب التخصصات.
• تنفيذ أوامر انتقال الطلبة من الكلية للكليات الأخرى والى الكلية وتدقيق حالاتها.
• إصدار أوامر إلغاء قبول الطلبة غير المسجلين بعد انتهاء الفترة القانونية المحدة للتسجيل.
• إصدار أوامر الرسوب وترقين القيد وتأجيل الطلبة بعد حصول المصادقة على محاضر مجلس الكلية.
• إصدار أوامر الانسحاب الطلبة خلال الفترة المحددة للانسحاب وترقين قيد الطلبة بناءا على طلبهم.
• متابعة إتلاف هويات الطلبة المتخرجين أو المنتهية نفاذها.
• التنسيق مع الأقسام العلمية بكافة الأمور المتعلقة بالطلبة.
• تزويد الطلبة بكتب الاستمرارية بالدراسة.
• تدقيق وثائق التخرج والشهادات الجدارية والتأكد من صحتها.

1. وحدة التسجيل والقبول
   • استلام قوائم القبول المركزي لطلبة العلمي والمهني و 10% الأوائل على المعاهد
   • تشكيل لجان  لتسجيل الطلبة تحريروطباعة الاوامر التي تخص القبول ،الغاء القبول ، التنقلات ،ترقين القيد ،الرسوب ،الاعادة للدراسة،الانسحاب ،التنقلات بين الاقسام .
   • عمل السيرة الدراسية للطلبة ومطابقتها مع الاقسام العلمية
   • تنظيم الاضابيرالخاصة بالطلبة المستمرين
   • تنظيم الاضابيرالخاصة بالطلبة المرقنيين
   • تنظيم البريد الخاص بالتسجيل
   • اصدار التاييدات التي يحتاجها الطلبة الى مختلف دوائر الدولة
   • تهيئة براءة الذمة للطالب
   • استلام اوامر الاستيفاء للتدريب الصيفي والتدريب المنهجي
   • استلام نتائج الطلبة من قبل الاقسام  العلمية
2. وحدة صحة صدور الوثائق
   • اصدار صحة صدور.
   • اصدار تأييد استمرارية للطلبة.
3. وحدة الوثائق والشهادات
   • اصدار وثائق تخرج اعتيادية من دون درجات.
   • اصدار وثائق تخرج بالدرجات عربي + انكليزي  داخلية وخارجية.
4. وحدة الارشفة الالكترونية
   • العمل على ارشفة اوليات قبول وتسجيل كل طالب في الكلية.
   • ارشفة الكتب الرسمية الواردة والصادرة .
   • ارشفة الوثائق الرسمية وصحة الصدور .

شعبة الدراسات والتخطيط: 

• متابعة الخطط الدراسية والمفردات وتطوير او تعديل المناهج الدراسية للتخصصات في الكلية .
• الاجابة على الكتب الرسمية الواردة والخاصة بشعبة الدراسات والتخطيط.
• متابعة تنفيذ التقويم الجامعي .
• متابعة شؤون التدريب الصيفي لطلبة الكلية من خلال وحدة التدريب الصيفي. 
• اعداد الاحصاء الجامعي من خلال وحدة الاحصاء الجامعي وتزويد رئاسة الجامعة بتقرير سنوي مفصل وحسب جداول خاصة بذلك. 

1. وحدة الاحصاء الجامعي
   • اعداد قاعدة بيانات تتضمن البيانات الخاصة بمنتسبي الكلية (تدريسي / فني /اداري) واعداد احصائية حول اعداد المنتسبين (الملاك الدائم – المنسبين – الاجور اليومية).
   • اعداد احصائية المحاضرين الخارجيين.
   • البيانات والاحصائيات الخاصة بأعداد الطلبة واعمارهم.
   • اعداد احصائية تتضمن عدد المختبرات والقاعات الدراسية وعدد الكتب المنهجية والكتب والدوريات الموجودة في مكتبة الكلية.
   • العمل على النظام الاحصائي لمنتسبي التعليم العالي للموارد البشرية (للتدريسيين والموظفين) الملاك الدائم والمؤقت ضمن البوابة الالكترونية لدائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة / قسم الاحصاء والمعلوماتية
   • العمل بالنظام الاحصائي لمعلومات التعليم العالي لطلبة الدراسات الاولية ضمن البوابة الالكترونية لدائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة / قسم الاحصاء والمعلوماتية.
   • تهيئة خطة القبول في الدراسات الاولية الصباحية والمسائية.
   • اعداد التقرير الاحصائي السنوي للجامعة الموحد ويشمل الاحصائيات الدقيقة لمنتسبي الجامعة وطلابها ومبانيها ومراكزها ومكتباتها واعداد الورش والمختبرات.
2. وحدة البيانات والمعلومات
   • انشاء قاعدة البيانات الخاصة بنشاطات الكلية
   • انشاء قاعدة بيانات للابنية الجامعية والمختبرات والمكتبات
   • انشاء قاعدة بيانات خاصة بالتدريسيين والفنيين في الكلية.
   • تزويد رئاسة الجامعة بمختلف البيانات والمعلومات الإحصائية الخاصة بطلبة ومنتسبي الكلية كذلك البيانات الخاصة بنشاطاتها العلمية والثقافية.
3. وحدة التدريب الصيفي
   • اعداد قائمة بأسماء الطلاب وفرز الاسماء حسب الموقع الجغرافي للطالب
   • حجز مواقع التدريب الصيفي لطلبة المرحلة الثالثة
   • التنسيق مع الاقسام العلمية فيما يتعلق بمباشرة وانفكاك الطلبة من التدريب الصيفي وموقفهم من التدريب الصيفي (مستوفي او غير مستوفي)
   • اعداد الاحصائيات الخاصة بالتدريب الصيفي (عدد الطلبة المتدربين – عدد المواقع التدريبية).
   • متابعة تدريب طلبة الكليات والمعاهد الاخرى في الكلية بالتنسيق مع الشعب والوحدات الأخرى.
   • منح كتب شكر وتقدير للمشرفين من خارج الكلية من خلال العمادة.
4. وحدة متابعة الدارسين
   • تعميم الكتاب الخاص بضوابط وشروط التقديم للدراسات العليا داخل وخارج العراق وفق برنامج الاجازات الدراسية او البعثات او الزمالات على كافة الاقسام والشعب والوحدات للاطلاع عليها وطبقا للتعليمات الصادرة من وزارة التعليم العالي.
   • انجاز كافة الاجراءات المتعلقة بالترشيح والمباشرة والانفكاك للدارسين.
   • اصدار الاوامر الادارية الخاصة بتمديد فترة الدراسة .
   • اكمال الاجراءات الخاصة بقناة المتميزين.
   • اعداد التقرير الدوري الخاص بمتابعة الدارسين.
   • غلق الملف الدراسي للموظف بعد مباشرته في الكلية وانتهاء اجازته الدراسية.
5. وحدة التعليم المستمر
   • –   تهيئة خطة البرامج التدريبية قبل فترة من بدء من العام الدراسي بالاعتماد على الخطة التدريبية للأقسام والوحدات ومن ثم يتم مناقشتها في مجلس الكلية وفي حال وجود اي متغيرات يتم التعديل عليها بالتنسيق مع الاقسام المعنية بذلك.
   • –  متابعة انجاز الدورات الداخلية المخططة والمضافة وضمن التواريخ المحددة لها وفق الخطة التدريبية.
   • –  متابعة الدورات الخارجية المقامة في مركز التدريب والتطوير في رئاسة الجامعة وفي الكليات والمعاهد الاخرى من خلال تعميمها على كافة الاقسام والشعب والوحدات في الكلية.
   • اصدار كافة الاوامر الادارية والكتب الرسمية الخاصة بمقرريه الدورة والمحاضرين والانفكاك والمباشرة من الدورات اضافة الى كتب الترشيح الى الدورات المقامة خارج الكلية.
   • –  اعداد استمارة المتابعة الفصلية كل ثلاثة اشهر تتضمن متابعة البرامج التدريبية المخططة والمضافة والمنفذة والمؤجلة.
6. وحدة الشؤون العلمية
   • تعميم الكتب الخاصة بوحدة الشؤون العلمية الى الاقسام والشعب والوحدات في الكلية.
   • اعداد احصائية الطلبة المشاركين في الامتحان والطلبة الناجحين والراسبين بالتنسيق مع اللجنة الامتحانية.
   • متابعة توثيق نشاطات الكلية (الندوات، المؤتمرات، الحلقات الدراسية، النشاط الهندسي، نشاط الاقسام الداخلية، براءات الاختراع، احتفالية يوم الكلية، النشاط الرياضي، النتاجات العلمية)
   • اصدار الاوامر الادارية الخاصة بتكليف التدريسيين والفنيين للمواد الدراسية في الاقسام العلمية للكلية و تدقيق الساعات المكلفين بها مع مراعاة اللقب العلمي والفئات والتخفيض في النصاب وفق التعليمات الخاصة بالتفرغ الجامعي.
   • اصدار الاوامر الادارية الخاصة بتكليفات المحاضرين الخارجيين مع تحديد عدد الساعات والمادة الدراسية التي يحاضر فيها والمرحلة والقسم.
7. وحدة البعثات والعلاقات الثقافية
   • التنسيق مع رئاسة الجامعة المختصة بتفعيل الاتفاقيات ومذكرات التفاهم ورسائل التعاون من اجل المصادقة عليها ومن ثم تفعيل بنودها لتعم الفائدة جميع كوادرنا في مختلف المجالات.
   • انجاز ومتابعة معاملات السادة التدريسيين المشمولين ببرامج المنح البحثية للتدريسي المتفرغ علميا.
   • حث السادة أعضاء هيئة التدريس على الاشتراك في البرامج الدولية من خلال الكتب الرسمية والتعاميم والقنوات المتاحة للتواصل.
   • ترويج طلبات السادة اعضاء هيئة التدريس من منتسبي الجامعة للإيفاد خارج العراق للمشاركة في مختلف الأنشطة العلمية العالمية.
   • اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بطلبات الاشراف المشترك لأعضاء الهيئة التدريسية على طلبة الدراسات العليا خارج العراق.
8. وحدة الارشاد النفسي والتوجيه التربوي
   • تبليغ التعليمات الجامعية للطلبة .
   • نشر ثقافة الحرم الجامعي وما تتضمنه من التزامات على جميع الطلبة.
   • متابعة مشاكل الطلبة واحتياجاتهم ومحاولة حل هذه المشاكل وتوفير الاحتياجات المطلوبة ، وذلك من خلال التنسيق مع العمادة.
   • –  تنفيذ الأوامر الإدارية والتعليمات الواردة.
   • عقد الندوات التثقيفية والإرشادية المختلفة.
9. وحدة البحوث العلمية
   • اعداد تقرير دوري بالبحوث المستمرة والمنجزة والمقبولة للنشر داخل او خارج العراق وفق برنامج خاص بالخطة البحثية.
   • متابعة تنفيذ الخطة البحثية من قبل التدريسيين و ارسال البحوث المنشورة في مجلات عالمية لها معامل تأثير الى الموقع الالكتروني للجامعة.
   • متابعة معاملات التفرغ العلمي لانجاز البحوث العلمية للتدريسيين وفقا لاستمارة الخاصة بالتفرغ العلمي واستحصال موافقة مجلس الكلية عليها.
   • متابعة مراحل انجاز البحث للتدريسي المتفرغ كل ثلاث اشهر.
10. وحدة البرنامج الحكومي
    • رفع موقف نشاطات الكلية ضمن البرنامج الحكومي لرئاسة الجامعة.
    • متابعة تنفيذ البرنامج الحكومي وبشكل دوري (شهريا) مع الاقسام العلمية.
    • تدقيق كافة البيانات في البرنامج الحكومي.
    • اعداد الاحصائيات في البرنامج الحكومي وارسالها لرئاسة الجامعة.
11. وحدة التأهيل والتوظيف
    • تأهيل الخريجين للعمل في الشركات المحلية والعالمية  ليتمتعون بمهارات وقدرات تؤهلهم لسوق العمل وبما يتلاءم ومتطلبات شركات القطاع الخاص وبالنتيجة تخفيض نسب البطالة ودمج مخرجات التعليم بسوق العمل عن طريق إقامة ورش العمل التدريبية الخاصة بهذا المجال.
    • المساعدة في توظيف الخريجين عن طريق الاتصال بالشركات الخاصة والحكومية لإيجاد فرص عمل تناسب تطلعاتهم وما اكتسبوه من خبرة أكاديمية في كليتهم وخبرة تدريبية في وحدة التأهيل والتوظيف والمتابعة.
    • متابعة الخريجين بعد توظيفهم وبيان نقاط القوة والضعف في أدائهم ورفع تقارير دورية إلى اقسامهم بشأن تعديل المناهج الدراسية وفق ما يتطلب سوق العمل.
    • التنسيق مع مؤسسات حقل الحكومية والاستثمارية والخاصة العمل لاجراء الزيارت الميدانية للمصانع والشركات لأطلاع الطلبة على واقع سوق العمل وطبيعة العمل فيه.
    • متابعة الخريجين والتواصل الفعال معهم من خلال الاستبيانات وعبر وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة.
    • عقد مذكرات تفاهم وتعاون وشراكة مع القطاع الخاص لتعزيز فرص تدريب وتاهيل وتوظيف الخريجين.
    • عقد ندوات حضورية والكترونية للطلبة والخريجين للتوعية باهمية العمل في القطاع الخاص وفرص التميز والتقدم فيه مقارنة بالتعيين في دوائر الدولة.