الكلية التقنية الهندسية للنفط والطاقة / المثنى
المهام والواجبات
- الإشراف على اداء العمل لمنتسبي الشعبة ومتابعة نشاطاتهم وتوزيع المهام حسب الوحدات بما يساعد على تطوير اداء العمل وتحسينه.
- صياغة الخطط والبرامج لعمل الشعبة ومتابعة تنفيذها.
- الاطلاع على البريد الوارد للشعبة وأحالته الى الوحدة المختصة.
- الاجابة على استفسارات الكلية فيما يتعلق بتطبيق الانظمة والتعليمات الادارية.
- تحديد نقاط الخلل في الاداء الاداري للكلية وتحديد حجم الفجوة في الاداء.
- مخاطبة الجامعة وتحديد اطر العمل المطلوبة لإنجاز المعاملات الادارية.
- تقييم اداء العاملين في الشعبة ورفعه للجهات ذات العلاقة بعد مناقشة المنتسبين حول اداءهم.
- اعداد المطالعات اللازمة لتقديم المعلومات الى الجامعة الفرات الأوسط التقنية في مختلف المجالات.
- متابعة انجاز قاعدة بيانات محدثة خاصة بالتدريسيين والفنيين والاداريين والبنى التحتية للكلية.
- عضوية اللجان ذات العلاقة داخل الكلية.
- اقامة دورات تدريبية وتطويرية للعاملين في الشعبة الاداريــة.
- تمثيل الشعبة في المؤتمرات والندوات العلمية والادارية والفنية ضمن نطاق اختصاص الشعبة.
- التوصية بإقامة الدورات التدريبية اللازمة لمنتسبي الشعبة.
تتألف الشعبة من الوحدات التالية: –
- اصدار الاوامر الادارية الخاصة بالمنتسبين من التدريسين والفنيين والاداريين (النقل /التنسيب/العلاوات/الاجازات /والاجازات المرضية والاعتيادية/وتغير العناوين/ وتحرير الكتب الرسمية).
- تهيئة وتحديث سجلات الخدمة
- تهيئة المعلومات الخاصة بالتسكين وبالتنسيق مع الجامعة.
- الإجابة على الكتب الواردة من الجامعة ومن دوائر الاخرى
- متابعة الوثائق الدراسية وصحة صدورها
- انجاز المعاملات الخاصة بالتعين واعداد دفاتر الخدمة.
- ادخال برنامج متكامل عن الفنيين يشمل المعلومات اللازمة لإنجاز اعمال الفنيين بالصورة الصحيحة في الحاسوب (بيانات تعريفية)
- اعداد استمارات العلاوات السنوية وتثبيت المعلومات المطلوبة عليها وارسالها الى الاقسام العلمية لغرض التقييم ومن ثم ارسالها الى السيد العميد وبعدها اصدار الامر الاداري بمنح العلاوة
- اصدار اوامر الانقطاع عن الدوام الرسمي (التغيب بدون الراتب) ومتابعة المباشرة بعد الانقطاع
- اصدار اوامر الاستقالة من الوظيفة بناءاً على طلب المنتسب او اعتباره مستقيلاً من الوظيفة إذا انقطع عن الدوام الرسمي لمدة عشرة ايام متتالية
- اصدار اوامر الاجازات الاعتيادية والمرضية وصحة صدور التقارير الطبية
- اعداد سجلات منظمة بالإجازات الطويلة والمنسبين من والى كليتنا والاجازات الدراسية والمتغيرات كافة
- حضور اجتماعات لجنة التسكين في الجامعة الفرات الأوسط التقنية وانجاز التسكين الخاص بالفنيين لكل عام وفي بعض الاحيان يكون الحضور شهريا
- تهيئة المتغيرات ومتعابتها لكل فني وارسال نسخ منها الى لجنة التسكين في الجامعة.
- اصدار اوامر الشكر والتقدير والمكافئات المالية التي توصي بها السيد العميد
ثانيا: – وحدة الملاك
- عمل إحصائية لمنتسبي المعهد كافة شهريا.
- عمل إحصائية بالمتغيرات كل ثلاثة أشهر.
- تدوين المعلومات في سجل الخطة لكافة الكلية
- الإجابة على كتب الواردة من الجامعة
- متابعة سجل التسرب
- متابعة استمارات النزاهة واستمارت بنك المعلومات سنويا
- حفظ الاضابير وارشفتها.
- حفظ الأوامر الإدارية في الملفات وطباعة الإدارية وخلاصة الخدمة.
- متابعة إصدار الهويات إلى المنسبين بالتنسيق مع الجامعة
- متابعة المنتسبين المنسبين داخل وخارج الكلية
ثالثا: – وحدة الملفات والتوثيق الالكتروني
- حفظ الأوامر الإدارية الصادرة من ذاتية التدريسيين والفنيين والاداريين
- تنظيم الاضابير الخاصة بالمنتسبين من التدريسيين والفنيين والاداريين
- تزويد ذاتية الفنيين بالمعلومات الخاصة بالمنتسبين
- حفظ البريد الخاص بالمنتسبين بشكل يومي
- تنظيم السجلات التعريفية بالأضابير وفهرستها
- فهرست الاضابير لمنتسبي الكلية
- تزويد وحدة الملاك والتقاعد بالمعلومات الخاصة بالمنتسبين من التدريسيين والفنيين والاداريين
- تنظيم سجلات الصادرة
- تنظيم سجلات الواردة
- توزيع البريد على الاقسام والوحدات والشعب كافة في الكلية
- توزيع البريد الى خارج الكلية
- توزيع الوارد من الجامعة الفرات الأوسط التقنية ومن الدوائر الأخرى
- تنظيم سجلات توزيع البريد
- حفظ الاوامر الادارية الرسمية
- حفظ الكتب الصادرة والملفات الدوائر
- عمل سنكر لكتب المباشرة والاستقالة والاعادة وتثبيت العمر واخر راتب واجازات بدون راتب لكل المنتسبين في الكلية وخزنها في الحاسبة
رابعا: – وحدة التقاعد
- اصدار الاوامر الجامعية بالإحالة على التقاعد بناءأً على طلب الموظف من غير بالغي السن القانوني أو الاسباب الصحية.
- تمديد الخدمة الوظيفية للموظفين من غير التدريسين بعد استحصال الموافقات اللازمة لذلك.
- تدقيق طلبات اضافة الخدمات وعرضها على اللجنة المشكلة لهذا الغرض واستحصال الموافقة الرسمية على محضرها ومن ثـم اصدار الامر الاداري اللازم لذلك وارسالها الى الجامعة
- ارسال معاملة تقاعد منتسبي المعهد الى هيأه التقاعد الوطنية من خلال مخول بذلك لغرض منحه الحقوق التقاعدية.
- تدقيق استحقاق الموظف المحال على التقاعد لرواتب الاجازات المتراكمة والمكافأة التقاعدية ومكافأة نهاية الخدمة وغيرها ووفقاً لقانون التقاعد الموحد ومواد قانون الخدمة الجامعية الخاصة بذلك.
- متابعة تسديد مبالغ التوقيفات التقاعدية المستقطعة من منتسبي المعهد الى هيأه التقاعد الوطنية بالتنسيق مع شعبة الشؤون المالية في الكلية.
- احالة طلبات المنتسبين الى هيئة الجامعة الفرات الأوسط التقنية لكافة الاوامر (طلب اجازة اعتيادية براتب او بدون راتب/نقل /تنسيب /احاله الى التقاعد استقالة…………الخ